Déclaration de confidentialité

Les Services communautaires Surdicécité s’engagent à assurer la protection de vos renseignements personnels. La présente politique décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons vos renseignements personnels. Elle reflète les principes et les exigences énoncés dans la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique sans préavis afin d’illustrer les changements dans nos pratiques. La version de la politique qui figure sur ce site web est la version qui fait autorité.

Passez au contenu sur lequel vous souhaitez en savoir plus:

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Quels renseignements personnels les Services communautaires Surdicécité d’INCA recueillent-ils ?

Comment les Services communautaires Surdicécité d’INCA utilisent-ils mes renseignements personnels ?

Quand les Services communautaires Surdicécité d’INCA divulguent-ils mes renseignements personnels ?

Combien de temps les Services communautaires Surdicécité d’INCA conservent-ils mes renseignements personnels ?

Comment les Services communautaires Surdicécité d’INCA assurent-ils l’exactitude et la sécurité de mes renseignements personnels ?

Divulgations non autorisées

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels ou les corriger ?

Atteinte à la vie privée

Liens vers des sites web de tiers

Modifications à la politique sur la protection des renseignements personnels

Contactez-nous

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est tout renseignement qui contribue à l’identification d’une personne et comprend des détails qui peuvent être utilisés pour distinguer, identifier ou contacter une personne précise.

Les coordonnées professionnelles et certains renseignements accessibles au public, tels que les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels dans ce contexte.

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Quels renseignements personnels les Services communautaires Surdicécité d’INCA recueillent-ils ?

Les Services communautaires Surdicécité recueillent des renseignements personnels pour soutenir la prestation de programmes et de services, pour établir, maintenir et gérer ses relations avec ses clients, ses employés, ses donateurs, ses bénévoles et ses membres, et à des fins de recherche, de collecte de fonds, d’éducation du public et de défense des droits et intérêts.

Les Services communautaires Surdicécité d’INCA recueillent des renseignements personnels lorsqu’une personne :

  • S’inscrit pour avoir accès aux services des Services communautaires Surdicécité
  • S’inscrit à un événement
  • Participe à une fonction interactive de nos sites web
  • Fait un don en ligne
  • Achète un produit en ligne
  • Devient employé ou bénévole
  • Nous contacte pour nous soumettre une demande de renseignement, un commentaire ou une suggestion
  • S’abonne à une liste de distribution ou un bulletin

Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure :

  • Le nom
  • Les coordonnées telles que l’adresse du domicile, le numéro de téléphone, l’adresse électronique (lorsqu’un message électronique a été envoyé aux Services communautaires Surdicécité par le biais du site web, l’heure d’envoi du message et l’adresse IP à partir de laquelle il a été envoyé sont automatiquement recueillies)
  • Les renseignements démographiques
  • Les informations relatives à la carte de crédit ou au compte bancaire
  • Les préférences en matière de langue et de communication
  • Les préférences en matière de lecture (pour les services de bibliothèque)
  • Les renseignements propres à un service ou à un événement, tels que le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’urgence, les restrictions alimentaires et les préférences en matière d’hébergement

Comment les Services communautaires Surdicécité d’INCA utilisent-ils mes renseignements personnels ?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

  • Faciliter votre participation aux services, programmes, activités ou événements demandés
  • Vous adresser à INCA, à Réadaptation en déficience visuelle Canada ou à d’autres organismes communautaires, avec votre consentement
  • Vous contacter pour vous transmettre des renseignements sur les programmes, les offres et les possibilités de recherche des Services communautaires Surdicécité et/ou de nos partenaires qui peuvent être pertinents pour vous, avec votre consentement
  • Planifier, administrer et gérer nos opérations internes
  • Effectuer des recherches et compiler des statistiques
  • Enseigner, former et qualifier les employés et les bénévoles
  • Obtenir le paiement des services que vous recevez
  • Enquêter sur les activités susceptibles de violer les conditions d’utilisation acceptable de certains services
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires, et remplir d’autres objectifs autorisés ou requis par la loi

De temps à autre, nous pouvons souhaiter utiliser vos renseignements personnels à des fins nouvelles ou supplémentaires, auquel cas nous vous demanderons votre consentement au besoin.

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Quand les Services communautaires Surdicécité d’INCA divulguent-ils mes renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels ne seront pas divulgués sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, ou dans la mesure permise par la loi. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les circonstances limitées suivantes :

  • À d’autres prestataires de services ou agences externes pour soutenir la planification et la prestation de services sociaux et de santé coordonnés. La divulgation des renseignements peut se faire directement à un prestataire externe ou par le biais d’un dossier médical partagé
  • Aux organismes de financement tels que les ministères ou les autorités sanitaires, afin de vérifier votre admissibilité aux programmes financés et de fournir des rapports sur la participation aux programmes et leurs résultats
  • Aux prestataires de services, y compris les vendeurs, les consultants et les partenaires ou agences de prestation de services engagés pour fournir certains services au nom de Services communautaires Surdicécité. Ces organismes ne reçoivent que les renseignements nécessaires à la prestation de ces services et signent un accord par lequel ils s’engagent à garantir que les renseignements personnels sont transférés, stockés et utilisés en toute sécurité et uniquement aux fins prévues par le contrat
  • À une institution gouvernementale qui a fait valoir son autorité légale pour obtenir les renseignements ou lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête sur une activité illégale
  • Pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme compétent pour obliger la divulgation d’informations, ou aux règles du tribunal concernant la divulgation de dossiers et de renseignements.
  • Comme l’exige la loi

De temps à autre, nous pouvons souhaiter utiliser vos renseignements personnels à des fins nouvelles ou supplémentaires, auquel cas nous vous demanderons votre consentement au besoin.

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Combien de temps les Services communautaires Surdicécité d’INCA conservent-ils mes renseignements personnels ?

La durée de conservation des renseignements personnels varie en fonction de la situation et du type d’information. Notre politique de conservation des dossiers prévoit les délais de conservation standard suivants :

  • Clients adultes : Les dossiers sont conservés pendant au moins 7 ans à compter de la date de la dernière entrée dans le dossier du client, ou aussi longtemps que nécessaire.
  • Clients mineurs : Les dossiers sont conservés pendant 10 ans à compter de la date à laquelle le client a atteint ou aurait atteint son 18e anniversaire.

Sauf circonstances exceptionnelles, telles que des affaires juridiques en cours, une fois ces délais écoulés, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou dépersonnalisés en toute sécurité.

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Combien de temps les Services communautaires Surdicécité d’INCA conservent-ils mes renseignements personnels ?

Nous faisons des efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour afin de pouvoir remplir les objectifs décrits dans cette politique. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous informiez lorsque vos renseignements doivent être mis à jour.

Nous prenons également des mesures raisonnables pour garantir que nos systèmes protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation, la copie, la divulgation ou la modification non autorisés. Les mesures de protection comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

  • Un responsable de la sécurité des systèmes désigné, chargé des contrôles de sécurité de l’information et de la surveillance continue pour renforcer la sécurité de l’information
  • Le chiffrement du disque dur de tous les ordinateurs portatifs distribués
  • Un pare-feu, la détection des intrusions, un antivirus, des mots de passe forts, le verrouillage de l’écran en cas d’inactivité, le contrôle obligatoire de l’accès aux appareils portatifs et d’autres solutions logicielles pour la sécurité technique
  • Une formation annuelle sur la protection des renseignements personnels, l’approbation de la politique par tous les employés, et
  • Un accent opérationnel constant mis sur l’importance de la protection des renseignements personnels relatifs à la santé

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Divulgations non autorisées

Dès que nous avons connaissance d’une éventuelle violation de notre politique sur la protection des renseignements personnels, nous prenons des mesures immédiates pour contenir la situation, enquêter sur cette dernière, la corriger et informer les parties concernées, comme l’exigent la loi et notre protocole de gestion des violations.

Cela inclut le signalement obligatoire des atteintes à la vie privée aux commissaires à l’information et à la protection des renseignements personnels dans les situations et les juridictions où cela est requis.

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Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels ou les corriger ?

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers et de corriger les inexactitudes.

Pour ce faire, contactez les Services communautaires Surdicécité en présentant une demande écrite. Pour protéger vos renseignements personnels, nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité à la réception de votre demande et nous vous demanderons de remplir un formulaire de demande standardisé.

Nous répondrons à toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels ou de correction de ces derniers dans un délai de 30 jours, soit en donnant accès aux informations demandées, soit en fournissant un avis écrit sur la nécessité d’un délai supplémentaire, soit en fournissant un avis écrit sur les raisons pour lesquelles la demande ne peut être satisfaite.

Si vous demandez une copie physique ou numérique de vos renseignements personnels, vous serez informé à l’avance des frais applicables. Les frais sont plafonnés à un taux raisonnable.

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Atteinte à la vie privée

Dès que les Services communautaires Surdicécité ont connaissance d’une possible violation de notre politique sur la protection des renseignements personnels, nous prenons des mesures immédiates pour contenir la situation, enquêter sur cette dernière, la corriger et communiquer avec les parties concernées, comme l’exigent la loi et notre pratique de gestion des violations.

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Liens vers des sites web de tiers

Les liens vers des sites Web de tiers à partir du site Web des Services communautaires Surdicécité sont fournis pour la commodité de nos utilisateurs. Les Services communautaires Surdicécité n’ont aucun contrôle sur la manière dont les organismes qui exploitent ces sites Web liés peuvent recueillir, utiliser, divulguer ou traiter vos renseignements personnels, et n’a donc aucune responsabilité à cet égard. L’inclusion d’un lien n’implique pas l’approbation par les Services communautaires Surdicécité de toute autre organisme, de ses sites web ou de ses produits et/ou services.

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Modifications à la politique sur la protection des renseignements personnels

La Politique sur la protection des renseignements personnels peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les modifications apportées à nos pratiques en matière de renseignements personnels. Ces modifications seront publiées sur le site web des Services communautaires Surdicécité.

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Contactez-nous

Le responsable de la protection des renseignements personnels est votre principal point de contact pour toutes les questions relatives à la politique et aux pratiques des Services communautaires Surdicécité en matière de protection des renseignements personnels. Vous pouvez également contacter le responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer vos droits :

  • D’accéder à vos renseignements personnels stockés dans nos dossiers ou de les mettre à jour
  • De retirer votre consentement pour l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels de certaines des manières décrites ci-dessus
  • De modifier vos renseignements ou vos préférences de contact

Le responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
1929 avenue Bayview
Toronto, ON M4G3E8
Tel: 416-486-2500
Courriel : privacy.officer@deafblindcommunityservices.ca

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